Software de informes y de administración de gastos
Enriquezca sus informes de gastos más allá del simple seguimiento y reembolso. Integrado con Paychex Flex®, nuestro software le permite hacer lo siguiente:
- Administrar los gastos sin problemas, desde el punto de compra hasta el reembolso a los empleados.
- Controlar y reducir el gasto discrecional de los empleados.
- Obtener información sobre el comportamiento de gastos para gestionar mejor los costos.
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Descubra el poder del software de administración de gastos
Obtenga una mejor visibilidad de las políticas de su empresa y los comportamientos de gastos, a la vez que ahorra tiempo y dinero.
Presente gastos desde cualquier parte.
Los empleados pueden enviar sus informes de gastos y obtener reembolsos desde cualquier lugar con cualquier dispositivo. Personalice la solución para rellenar automáticamente los datos de las fuentes, como itinerarios de aerolíneas, automóviles y hoteles; transacciones de tarjetas de crédito personales y corporativas; cuentas corrientes; y recibos escaneados.
Haga cumplir las políticas de gastos
Elimine los gastos excesivos supervisando y comunicando las actividades de gastos en tiempo real. Los límites y las políticas de gastos están incorporados directamente en el sistema, por lo que quienes viajen por negocios sabrán de inmediato cuando su informe de gastos no se ajuste con alertas por gastos que infringen los límites y las políticas de gastos.
Flexibilidad
Funciona con la mayoría de las principales tarjetas de crédito, está integrada con Paychex Flex y puede configurarse para satisfacer las necesidades de su empresa.
Aprobaciones sencillas.
Los directores pueden revisar los informes de gastos sin ningún papel y aprobar las solicitudes con un solo clic. La mayoría de los gastos pueden, incluso, aprobarse previamente según las reglas que usted defina en el sistema. Además, las infracciones contra su política de gastos se destacan para facilitar el ajuste o la eliminación.
Reembolso rápido.
Nuestro software de administración automática de gastos basado en la nube se incorpora a Paychex Flex y se puede acceder a él con un solo clic, lo que lo ayuda a reducir horas en el proceso de reembolso de su empresa y a disminuir la captura de datos.
Cómo funciona
La Administración de gastos de Paychex Flex es fácil de usar, puede configurarse para satisfacer las necesidades de organizaciones grandes y pequeñas, y ofrece un tiempo de actividad del 99.9 %. Es simple:
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Enviar
Enviar
Capture y cargue recibos en cualquier momento desde cualquier dispositivo
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Revisión
Revisión
Notifique a los gerentes por correo electrónico o por teléfono móvil para que la aprobación sea sencilla.
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Reembolsar
Reembolsar
Pague a los empleados mediante cheque o depósito directo.
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Analizar
Analizar
Monitoree los gastos de la empresa y las tendencias de gastos.
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Cumplir
Cumplir
Introduzca datos automáticamente en los sistemas de nómina o de contabilidad: libere del trabajo extra a su equipo de finanzas.
Características y funcionalidades que simplifican los gastos
Informes fáciles y claros de los gastos
El software de administración de gastos de Paychex se integra con los sistemas que usted ya usa.
Tarjetas de crédito personales y corporativas
Nuestro software funciona con todas las tarjetas de crédito compatibles, así como con la mayoría de los bancos.
Proveedores de servicios de plataformas de viajes
Extraiga automáticamente datos de itinerarios e incorpórelos a Paychex Flex cuando los empleados reserven viajes o alojamiento.
Sistemas de contabilidad y de nómina
Reembolse a los empleados a través de depósito directo mediante la ACH, procesamiento de nómina o cuentas por pagar.
Garantizar el cumplimiento de las políticas
Nuestro software evita que los empleados presenten gastos sin la información requerida.
Supervisar las tendencias
Obtenga una mejor visibilidad de los comportamientos de gastos con una gran cantidad de cuadros, gráficos e informes personalizados completos.
Preguntas frecuentes sobre el software de administración de gastos
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¿Qué es el software de informes de gastos?
¿Qué es el software de informes de gastos?
La administración de gastos es el proceso que utiliza una empresa para gestionar y rastrear los gastos de viajes de negocios y de empleados. Cuando se realiza manualmente, es necesario efectuar varias revisiones y pagar a los empleados a medida que entran los gastos individuales, lo cual puede requerir mucho tiempo. En cambio, el software de informes de gastos automatiza el proceso y puede ayudar a hacer cumplir las políticas de gastos y a planificar los gastos futuros.
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¿Cómo funcionan los informes de gastos?
¿Cómo funcionan los informes de gastos?
Con Paychex Flex, los informes de gastos se generan en unos cuantos pasos:
- Después de realizar una compra, el empleado sube el recibo desde cualquier dispositivo.
- El sistema envía al gerente del empleado una notificación para aprobar el gasto.
- Una vez aprobado, el gerente puede elegir pagar a los empleados mediante cheque o depósito directo.
- Los datos se introducen automáticamente en su sistema de contabilidad o de nómina; esto resulta útil para fines de registro cuando llega el momento de completar los impuestos de la empresa.
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¿Qué debería incluir un informe de gastos?
¿Qué debería incluir un informe de gastos?
Un informe de gastos completo incluye información sobre el empleado que envía el informe, por ejemplo, número de ID del empleado, departamento, centro de costos, así como una lista detallada de cada compra:
- Cuándo y dónde se hizo la compra
- Una breve descripción del gasto.
- Una copia de un recibo que coincida con la información proporcionada sobre el gasto
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¿Cómo preparo un informe de gastos?
¿Cómo preparo un informe de gastos?
Se puede crear un informe de gastos directamente en la plataforma Paychex Flex. Se pueden cargar recibos para adjuntarlos al informe de gastos desde cualquier dispositivo, y el informe de gastos completo se puede presentar para su aprobación desde la plataforma Paychex Flex. También puede optar por completar automáticamente los datos de itinerarios, transacciones de tarjetas de crédito personales y corporativas, y cuentas corrientes.
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¿Cómo se revisan los informes de gastos?
¿Cómo se revisan los informes de gastos?
Paychex Flex le permite revisar los informes de gastos directamente en la plataforma. Se puede hacer una aprobación con un solo clic e, incluso, se pueden establecer reglas para las preaprobaciones de gastos futuros.
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¿Cuáles son las tareas de la gestión de gastos?
¿Cuáles son las tareas de la gestión de gastos?
Por lo general, estas tareas incluyen crear un informe de gastos que enumere todos los gastos aplicables que se deben reembolsar. A continuación, el informe se envía para que lo apruebe el creador y, luego, se entrega al administrador para que lo revise y apruebe. Por último, una vez aprobados los gastos, estos se reembolsan al empleado.
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¿Qué es la estrategia de gastos?
¿Qué es la estrategia de gastos?
Una estrategia de gastos es un plan para gestionar los gastos comerciales a fin de maximizar la eficiencia, lo que le permite realizar un seguimiento y monitorear los gastos en tiempo real. También incluye límites de gastos, prevención de fraude y malversación de fondos de la empresa. Una buena estrategia de gastos permite reducir o eliminar los costos innecesarios y establecer un procedimiento de aprobación de gastos regulares. Esto ayuda a garantizar que los informes de gastos sean precisos a fin de que los reembolsos sean correctos y se distribuyan con rapidez.
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¿Cómo gestiona los informes de gastos?
¿Cómo gestiona los informes de gastos?
Por lo general, un administrador gestiona los informes de gastos, quien los revisa en busca de errores y, a continuación, los aprueba o rechaza. Una vez aprobado, el informe se envía para su reembolso y el empleado recibe el pago. Además, los informes de gastos de toda la organización se analizan de forma rutinaria para identificar cualquier tendencia de gastos que pueda o no requerir una acción por la administración.