Acceso a W-2 las 24 horas del día, los 7 días de la semana

Sí, los empleadores y los empleados deberían verificar que todos los nombres, las direcciones postales y los números del seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) de los empleados sean precisos en Paychex Flex.

• Asegúrese de haber iniciado sesión en paychexflex.com (el sitio redirecciona a myapps.paychex.com). El uso de un marcador puede ocasionar problemas con el inicio de sesión.
• Use Google Chrome o Firefox para obtener la mejor experiencia de usuario y asegúrese de cumplir con los Requisitos mínimos del sistema.
• ¿Olvidó su contraseña o nombre de usuario? ¡No se preocupe! Simplemente, haga clic en ¿Olvidó su nombre de usuario o contraseña? y lo ayudaremos.

• En el Panel, seleccione Documentos fiscales.
• Haga clic en el ícono de PDF para Ver todo.
• Haga clic en el nombre del documento fiscal que desea ver.
• Haga clic en Ver PDF.

Recomendamos que use Google Chrome para obtener la mejor experiencia de impresión.

• Abra el PDF en Google Chrome e imprímalo.
• Junto a Destino, elija la impresora.
• Haga clic en Más configuraciones.
• Junto a Tamaño del papel, seleccione Carta.
• Junto a Escala, seleccione Ajustar al área para imprimir.
• Haga clic en Imprimir.

Si sigue estas instrucciones, el W-2 cabrá en un sobre estándar del IRS con la dirección postal alineada.

• Use Google Chrome para obtener la mejor experiencia de usuario.
• Paso simple para solucionar el problema: Borrar las cookies y la memoria caché.
• ¿Busca su formulario W-2? Estarán disponibles para administradores y empleados el 2 de enero.
• Si no puede acceder a su W-2 en línea dentro de Paychex Flex y no recibió una copia en papel antes del 31 de enero, debe comunicarse con su empleador.

• ¿Ya le han pagado? Es más fácil registrarse después de que ha recibido su primer cheque de pago.
• Si no sabe quiénes son los administradores de Paychex Flex de su empresa, consulte este tutorial del proceso de registro.
• Independientemente de cómo se registre, verifique con su empleador para confirmar que toda la información personal sea correcta, en especial el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento y el número de seguro social.

Puede intentar de nuevo con el código de verificación o puede cambiar el método de entrega y elegir recibir una llamada, en lugar de un mensaje de texto. También puede seleccionar otro número de teléfono que esté guardado en la cuenta.

Su empleador es responsable de proporcionarle su W-2. Debe hacer todo lo posible por comunicarse con su anterior empleador para solicitarla.

Si su antiguo empleador usó Paychex para su nómina en 2023 y tiene una cuenta activa de Paychex Flex, usted puede iniciar sesión en la cuenta en Paychex Flex para acceder al formulario W-2 2023 en línea a partir del 6 de enero de 2024.

• Inicie sesión en Paychex Flex.
• En el Panel, seleccione Documentos fiscales.
• Haga clic en el ícono de PDF para Ver todo.
• Haga clic en el nombre del documento fiscal que desea ver.
• Haga clic en Ver PDF.

Lamentablemente, el contrato de Paychex es con su empleador (o exempleador) y solo podemos actuar según sus instrucciones.

Nuestras sugerencias generales son:

• Haga todo lo posible para contactar a su empleador.
• Intente localizar su último talón de pago ya que podría ser útil.
• Si es después de mediados de febrero, puede comunicarse al IRS para obtener instrucciones sobre cómo proceder. Llame al número de teléfono que se encuentra en su folleto del Formulario 1040 o al 1-800-829-1040.
   

El IRS le ofrecerá completar un formulario y enviárselo a su empleador solicitándole que le envíen un formulario W-2. Para ello, el IRS necesitará la siguiente información:

• Su nombre, dirección, número de teléfono y número de seguro social.
• El nombre, la dirección y el número de teléfono de su empleador.
• Fechas en las que se desempeñó en dicho empleo durante el año fiscal.
• Su estimación del último año de los salarios ganados.
• Su estimación del último año del impuesto a las ganancias federal retenido.
   

Si su empleador no responde a esta solicitud, el IRS le emitirá un Formulario W-2 sustituto basado en la información que usted le haya proporcionado. Luego podrá utilizar este formulario para completar su declaración de impuestos personal.

Paychex abrevió los números del seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) de los empleados en las copias en papel del formulario W-2 para 2023. Los primeros cinco dígitos del SSN se ocultarán en las copias de los formularios W-2 de los empleados. El objetivo es proteger la información de los empleados en las copias en papel del formulario W-2.

Los clientes y los empleados podrán acceder a las versiones del formulario W-2 que muestran el SSN completo del empleado en Paychex Flex^®_. Este cambio se realizó de acuerdo con la directriz del IRS, que permite el uso de números de identificación de contribuyente abreviados en los W-2 proporcionados a los empleados.

Los administradores de Paychex Flex pueden ver una lista de los empleados que dieron su consentimiento para recibir su W-2 solo en línea en Paychex Flex. Nota: Solo podrá ver este informe si tiene el rol de administrador en Paychex Flex.

¡Nada! Los empleadores no tienen la obligación de proporcionar W-2 en papel a estos empleados, a menos que lo soliciten. Según los requisitos del IRS, solo deben recibir una copia impresa aquellos empleados que no hayan otorgado su consentimiento para recibir su W-2 digital.

El trabajador recibirá un W-2 en papel de la empresa que no permite el envío electrónico de estos formularios. Todos los demás W-2 se proporcionarán de forma digital.

Informe a su profesional de servicio antes de las 4:29 p. m., hora local, del 29 de diciembre de 2023.

Acceder a las copias de referencia del empleador en Paychex Flex es muy sencillo. Las instrucciones están disponibles en el Centro de ayuda.

Si un empleado tenía una dirección que no cumplía con el formato del United States Postal Service^®, Paychex envió el W-2 a la dirección de entrega del W-2 del cliente para garantizar la entrega segura del formulario. Como empleador, usted es responsable de proporcionar el W-2 a su empleado antes del 31 de enero.

Si ya no es cliente de Paychex, los W-2 se imprimirán y se enviarán a usted o directamente a sus empleados. Si no está seguro de su método de entrega del W-2, llámenos al 833-299-0168.

Si usa un sobre estándar del Servicio de Impuestos Interno (IRS, por sus siglas en inglés), recomendamos doblar el W-2 por la mitad para alinear la dirección postal en el formulario con el sobre.

¡Podemos ayudarlo! En la esquina inferior derecha de cualquier pantalla de Paychex Flex, incluida la de inicio de sesión, haga clic en el signo de interrogación para chatear con uno de nuestros amables agentes.

Su W-2 se entregará a la dirección postal que figura en Paychex Oasis a partir del 10 de enero de 2025. Las actualizaciones a esta información para los formularios W-2 de 2024 deben ingresarse antes del 30 de diciembre de 2024 a las 5:00 p. m., hora del este. Siga estos pasos para asegurarse de que su dirección esté actualizada:

• Inicie sesión en el portal de Paychex Oasis.
• Seleccione Perfil y se abrirán los Detalles personales.
• Seleccione Editar a la derecha de la página y, luego, desplácese hasta Dirección particular o postal.
• Ingrese una dirección y un código postal nuevos o actualizados.
• Confirme la dirección desde la ventana emergente.
• Desplácese hasta la parte inferior de la página y seleccione Guardar.

Inicie sesión en el portal de Paychex Oasis y elija Servicios W-2. Siga las instrucciones para crear un ID de usuario y una contraseña, y elija recibir su W-2 de forma electrónica. Los empleados deben inscribirse antes del 10 de enero de 2025 para recibir los formularios de 2024 por esta vía.

Si no se registró para la entrega electrónica antes de la fecha límite del 10 de enero, aún puede iniciar sesión en el portal de Paychex Oasis para configurar su cuenta y recuperar su formulario electrónicamente. Sin embargo, recibirá una notificación cuando su W-2 electrónico esté disponible y tendrá que volver a controlarlo regularmente. Si no realizó una elección con respecto a la entrega electrónica, el W-2 se enviará por correo de USPS a la dirección registrada del W-2 a partir del 10 de enero de 2025.

Los empleados pueden inscribirse en cualquier momento para recibir el W-2 digital. Este registro se transfiere de un año a otro, por lo que no es necesario volver a hacerlo si ya se registró anteriormente. Si no se registró antes de la fecha límite del 10 de enero, puede hacerlo y recuperar el W-2 de forma electrónica.

El W-2C, que es un formulario que indica una corrección a un W-2, se procesa en febrero. Llame a nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora de este para dirigirse al departamento correspondiente a fin de obtener ayuda. Nota: Si un empleado dio su consentimiento para acceder a un W-2 en línea, ahora también podrá acceder en línea a su W-2C.

• Asegúrese de haber iniciado sesión en portal.oasisassistant.com.
• ¿Olvidó su contraseña o nombre de usuario? ¡No se preocupe! Haga clic en el enlace "¿Necesita ayuda para iniciar sesión?" desde la página de la cuenta de inicio de Paychex Oasis y lo ayudaremos.

• Paso simple para solucionar el problema: Borre las cookies y la memoria caché. (Chrome | Firefox | Microsoft Edge | Safari)
• ¿Busca usted su formulario W-2 o 1099? Estarán disponibles en línea en enero.

Si no puede acceder a su W-2/1099 en línea desde el portal de Paychex Oasis y no ha recibido una copia impresa, comuníquese con nuestra línea directa (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este.

• ¿Ya le han pagado? Es más fácil registrarse después de que ha recibido su primer cheque de pago.
• Verifique con su empleador para confirmar que toda la información personal sea correcta, en especial, el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento y el número de seguro social.
• Instrucciones de registro de Paychex Oasis. También puede consultar las instrucciones en español.

Puede intentar volver a enviar el código de verificación o puede intentar que le envíen el código a otro número de teléfono. Si es necesario, llame a nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este, para cambiar el número de teléfono registrado en su cuenta. También le recomendamos revisar nuestra guía de instrucciones de MFA.

Si su antiguo empleador usó Paychex para su nómina en 2024 y tiene una cuenta activa de Paychex, usted podría iniciar sesión en su cuenta en el portal de Paychex Oasis para acceder al W-2 de 2024 en línea a partir de enero de 2025.

• Inicie sesión en el portal de Paychex Oasis.
• En el Panel, seleccione Compensación.
• Seleccione Declaraciones de impuestos.
• Seleccione el año correcto y presione el ícono de descarga a la derecha.
• Abra y vea el PDF.

Si no puede acceder al sistema, comuníquese con nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este para obtener asistencia.

Su W-2 está disponible en el portal de Paychex Oasis. También puede ponerse en contacto con nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) para solicitar una copia.

¡Estamos para ayudarle! Comuníquese con nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este para obtener asistencia adicional.