Reportar inquietudes éticas
En caso de que los empleados tengan alguna inquietud sobre la conducta de un ejecutivo de Paychex o sobre la contabilidad, los controles contables internos o los asuntos de auditoría de la empresa, pueden comunicar de forma anónima esa inquietud directamente al presidente del Comité de Auditoría de la Junta Directiva de Paychex llamando al número gratuito (1-855-753-0485) o completando el formulario en el sitio web, ambos establecidos y coordinados por un servicio de terceros independiente y confidencial. La política de Paychex prohíbe las represalias contra las personas que planteen una inquietud, queja o pregunta de buena fe.
Código de conducta de terceros de Paychex
El Código de conducta de terceros de Paychex establece las expectativas de Paychex sobre el medioambiente, la ética, la anticorrupción, los derechos humanos, la diversidad y la inclusión, la seguridad y la salud en el lugar de trabajo, la integridad financiera, los controles comerciales y las políticas y prácticas de no represalias para terceros que llevan adelante una actividad comercial con Paychex.
Anticorrupción
El Código de ética empresarial de Paychex y la Política y Procedimientos de la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero de Paychex proporcionan requisitos para la conducta de los empleados con respecto a la anticorrupción. Estas políticas exigen que todos los empleados cumplan con las disposiciones de la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero. En concreto, los empleados deben cumplir con las siguientes disposiciones:
- No pagar, prometer pagar ni ofrecer nada de valor a ningún funcionario o partido político extranjero con el fin de influir en cualquier acto u omisión.
- No inducir a ningún funcionario o partido extranjero a utilizar su influencia para influir en una decisión de un gobierno o agencia extranjera con el fin de obtener o conservar un negocio.
- No celebrar contratos con ningún negocio en el que un funcionario o empleado del gobierno tenga un interés significativo, sin la aprobación previa del Departamento Legal de Paychex. Además, todos los empleados de Paychex deben completar un programa anual de capacitación en línea llamado "La manera correcta: vivir respetando los valores".
Competencia libre y leal
También nos comprometemos a lidiar de manera justa y honesta con nuestra competencia. Como regla general, los contactos de los empleados con la competencia deben ser limitados y siempre se deben evitar temas como precios, clientes y proveedores. La connivencia entre competidores es ilegal y las consecuencias de una violación son graves. Nuestros estándares generales son los siguientes:
Competencia justa
Los empleados no pueden hacer declaraciones falsas ni engañosas a sabiendas con respecto a los competidores de Paychex o a los productos de nuestros competidores, clientes o proveedores.
No connivencia
Los empleados no pueden celebrar un acuerdo o entendimiento, expreso o implícito, con ningún competidor en cuanto a precios, descuentos, otros términos u otras condiciones de venta, ganancias o costos.
Consideración equivalente
Esperamos que todos los empleados destaquen los beneficios de los productos y servicios de Paychex para brindarles a nuestros clientes una oportunidad plena de una consideración equivalente. Prohibimos la solicitud no autorizada o indebida de datos confidenciales por parte de los empleados o clientes de la competencia.
Cumplimiento con las leyes antimonopolio
Los empleados deben cumplir con las leyes antimonopolio; no pueden participar en ninguna discusión, acuerdo o esquema con ningún competidor o competidor potencial que involucre precios, territorios o clientes.
Cabildeo
En 2017, la compañía comenzó actividades limitadas de cabildeo relacionadas con problemas que afectan a nuestros clientes. Paychex tiene un cabildero federal registrado y gasta una cantidad limitada en promoción. Según la Ley Federal de Divulgación de Cabildeo (LDA, por sus siglas en inglés), informamos cada trimestre con redondeo a los $10 000 más cercanos sobre lo que hemos gastado en actividades de cabildeo ese trimestre. Los montos han oscilado entre $10 000 y $150 000 por trimestre. Los gastos incluyen el tiempo y los gastos del cabildero registrado en los esfuerzos de promoción, el tiempo y los gastos de otros empleados de Paychex en los esfuerzos de promoción, las cuotas de asociación que se destinan al cabildeo y los consultores externos de cabildeo. Además, a través del informe de contribución de la LDA (LD-203), Paychex revela las contribuciones a la campaña federal por la empresa o por nuestro cabildero interno. Paychex no tiene un Comité de Acción Política.
El Código de Ética y Conducta Empresarial de Paychex establece que los empleados no pueden hacer ninguna contribución política ni participar en actividades de cabildeo como representantes de Paychex, excepto cuando estén específicamente autorizados para hacerlo. Paychex no ha hecho ninguna contribución política a los candidatos en los últimos seis años. No revelamos quién es el centro de nuestra promoción, pero los temas específicos sobre los que se cabildea se revelan en nuestro formulario trimestral LD-2. Paychex utiliza los esfuerzos de cabildeo para promocionar a las pequeñas y medianas empresas para las que prestamos servicios.
Asistencia financiera por parte del gobierno
Las jurisdicciones estatales y locales a menudo ofrecen incentivos económicos para alentar a las empresas a invertir dentro de su huella geográfica. Los incentivos son en forma de subvenciones en efectivo, reducciones de impuestos y créditos fiscales. Las instalaciones y los equipos de impuestos de Paychex trabajan juntos para identificar y, cuando corresponda, asegurar incentivos para inversiones en bienes raíces y mano de obra.
Enfoque en los impuestos
Paychex opera principalmente en los Estados Unidos, pero también en Dinamarca, Alemania e India. Menos del 1 % de los ingresos y beneficios antes de impuestos se genera fuera de los EE.UU. Paychex tiene el compromiso de cumplir con la legislación fiscal en todos los países en los que opera y, además, de cumplir y seguir el espíritu de la ley o participar en la equidad tributaria en todos los países en los que opera. El Departamento de Impuestos de la empresa es un componente de la Organización Financiera, que en última instancia reporta al director de finanzas.
En el curso normal de sus actividades, Paychex debe interpretar regularmente leyes fiscales complejas y poco claras, resoluciones y decisiones judiciales que se aplican a la actividad de la empresa. Cualquier posición que Paychex asuma en sus declaraciones de impuestos se basa en un propósito comercial válido, en la esencia subyacente a las transacciones y en una interpretación de buena fe del estado existente de las reglas fiscales.
En consecuencia, Paychex tiene una política de no trasladar las ganancias mediante precios de transferencia a jurisdicciones de paraísos fiscales con fines de evasión fiscal.
Integridad profesional
El Departamento de Impuestos emplea a varios contadores públicos certificados, a quienes se les exige mantener créditos de educación profesional continua y aplicar un estándar ético al producto de su trabajo. Además, los profesionales con licencia deben asistir a la capacitación sobre ética para mantener sus credenciales. Además de estos requisitos profesionales, uno de los valores fundamentales de la empresa es la integridad. Este valor central inculca la obligación de todos los empleados de actuar con integridad.
El Departamento de Impuestos ha instituido diferentes canales de comunicación informales para que los empleados expresen sus preocupaciones con respecto a cualquier comportamiento potencial no ético. Más formalmente, los empleados pueden comunicar cualquier preocupación relacionada con la contabilidad, los controles contables internos o los asuntos de auditoría al presidente del Comité de Auditoría de la Junta Directiva de Paychex mediante un número gratuito o un formulario en el sitio web. Ambos canales de comunicación son establecidos y coordinados por un servicio de terceros independiente y confidencial.
Monitoreo de la legislación fiscal propuesta
La compañía monitorea la legislación fiscal propuesta para comprender si potencialmente hay consecuencias que puedan afectar nuestro negocio. Cuando se propone una nueva legislación, suele haber un período de comentarios públicos en el que la empresa participa. Nosotros, tanto por nuestra cuenta como en conjunto con nuestras coaliciones clave de la industria, como el Consorcio Nacional de Informes de Nóminas (NPRC), la Asociación Nacional de Organizaciones de Empleadores Profesionales (NAPEO) y el Foro de Agentes de Informes al IRS (RAF), estamos en diálogo continuo con el IRS y las autoridades fiscales estatales/locales para analizar el impacto de las políticas fiscales propuestas en las pequeñas y medianas empresas, incluida la forma de implementar los cambios fiscales de una manera que cumplan eficazmente con los estatutos fiscales, al tiempo que somos lo menos onerosos posible para las operaciones comerciales. Las entidades fiscales federales, estatales y locales se comunican con Paychex en particular, dado nuestro nicho principal de clientes para pequeñas empresas, para obtener información sobre las posibles consecuencias prácticas de los cambios en la comunidad de pequeñas empresas.
Nuestra estrecha relación con este grupo fundamental de partes interesadas nos permite representar su perspectiva de una manera excepcionalmente efectiva. A esto se suma un amplio programa de foros y seminarios web para clientes, clientes potenciales y contadores públicos, con el fin de obtener información en tiempo real sobre las consecuencias prácticas y comunicar la información sobre los cambios fiscales propuestos y promulgados de una manera sencilla y fácil de consumir.
