Paychex identifica los 10 principales problemas reglamentarios para los empleadores en 2019
Paychex, Inc., un proveedor líder de soluciones integradas de administración del capital humano para servicios de nómina, beneficios, recursos humanos y seguros, identificó hoy los diez principales problemas reglamentarios que deberán conocer los empleadores en 2019. La lista describe las leyes y los reglamentos actuales de mayor impacto y los cambios anticipados que los empleadores deben considerar al planificar el año con antelación.
“Este año nuevo trae consigo una nueva clase de legisladores y un conjunto de problemas, tanto nuevos como antiguos, en los que estos legisladores se enfocarán a nivel federal, estatal y local”, afirmó Martin Mucci, presidente y director general de Paychex. “Puede ser un reto que los propietarios de empresas y directores de recursos humanos estén al día con el panorama legislativo y reglamentario en constante evolución. Nuestro resumen anual de los desarrollos más importantes del año está diseñado para dar un panorama general de los puntos que se espera que generen mayor impacto en 2019”.
Estos son los 10 principales problemas reglamentarios que Paychex ha identificado para 2019:
1. Prevención del acoso sexual. El movimiento #MeToo derivó en un incremento de aplicación y legislación de prevención del acoso sexual en el trabajo en todo el país en 2018, y se espera que continúe en 2019. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo reportó un incremento significativo de actividad en torno a la discriminación sexual durante el año fiscal pasado, disparando un 50 por ciento más de demandas de acoso sexual que el año anterior. Las legislaturas estatales y municipales, incluidas las de California, el estado de Nueva York, Delaware y la ciudad de Nueva York, respondieron con la aprobación de nuevas leyes y reglamentos, que incluyen disposiciones para implementar y ampliar los requisitos de capacitación para la prevención del acoso sexual en el trabajo.
2. Licencia paga. Actualmente, más de 40 jurisdicciones estatales y locales han implementado leyes de licencia paga y varias más tienen programado implementar políticas de licencias a principios de 2019. Aunque las leyes de licencias pagas por enfermedad son más comunes, las leyes de licencias familiares pagas son generalmente más onerosas para los empleadores. Muchas leyes de licencias familiares se financian con contribuciones de los empleados y/o de los empleadores y podrían también exigir el informe periódico de varios puntos, incluidas las deducciones de nómina, las horas trabajadas del empleado y los salarios del empleado.
3. Apoyo federal para los ahorros para la jubilación. En agosto de 2018, el Presidente Trump emitió un decreto ejecutivo que instruía a los Departamentos del Trabajo y del Tesoro a que propusieran reglamentos que aligeraran las cargas que enfrentan las pequeñas empresas al ofrecer planes de ahorros para la jubilación. Cierta legislación clave que no fue aprobada antes del fin de año a pesar del apoyo bipartidista incluye:
- Ley de Mejoras y Ahorros para la Jubilación (RESA)
- Ley de Ahorros para la Familia
- Ley de Desgravación Fiscal para Jubilación, Ahorros y otros impuestos de 2018
- Ley de Prioridad sobre el Contribuyente de 2018
Las posibilidades de nueva legislación exitosa, que incluirá componentes de propuestas anteriores, son prometedoras, mejoradas potencialmente por el republicano Richard Neal (D-MA) como próximo Presidente del Comité de Formas y Medios de la Cámara, quien pretende hacer de la legislación sobre jubilación una prioridad.
4. Pagos más rápidos y la economía del trabajo temporal. Una mayor rapidez en los pagos, incluidos los pagos inmediatos para trabajadores temporales, continuará dominando el panorama de pagos en 2019. A medida que los propietarios de empresas toman decisiones sobre cómo y cuándo participarán en la arena de los pagos más rápidos, la prevención del fraude deberá ser una prioridad para garantizar que los pagos sean seguros y estén protegidos en un entorno de 24 horas, todos los días, todo el año.
5. Privacidad/seguridad. Casi a diario se publican noticias ya sea de intentos como de hechos concretos de violación de seguridad. Al ser tan generalizados los ataques cibernéticos, es importante comprender que la seguridad y la privacidad son responsabilidad de todos. Para ayudar a atenuar el riesgo:
- Cierre sesión en todos los navegadores al retirarse de su escritorio.
- Evite usar el número de seguro social (SSN) como identificador.
- Utilice un correo electrónico seguro al enviar mensajes que contengan información de identificación personal (SSN, cuenta bancaria o números de tarjetas de crédito, etc.).
- Deseche información confidencial o privada de forma segura (por ejemplo, con trituradora de papel).
6. Cambios en el Formulario W-4. Como consecuencia de la ley de reforma fiscal de 2017, se requieren grandes cambios en el Formulario W-4. No obstante, debido a la complejidad de dichos cambios, la publicación ha sido aplazada otro año y el Formulario W-4 de 2019 es similar a la versión actual de 2018. Muchas agencias fiscales estatales están esperando a que el IRS publique el formulario federal W-4 para determinar si modificarán sus procesos de retención según los cambios federales.
8. Aplicación del IRS de la responsabilidad compartida del empleador (ESR). El IRS continúa sus esfuerzos de aplicación de ESR, enviando cartas 226J con los cálculos preliminares para los pagos de ESR. Los empleadores grandes aplicables deben asegurarse de completar las declaraciones con precisión, ya que el proceso de responder a las cartas 226J y dar seguimiento a la correspondencia del IRS toma mucho tiempo y esfuerzo, y requiere la revisión de datos complejos recopilados en múltiples departamentos incluidos nómina, recursos humanos y beneficios.
9. Reglamentación de gran impacto del Departamento de Trabajo. La agenda reglamentaria del otoño de 2018 del Departamento de Trabajo de EE.UU. señaló que la División de Salarios y Horas espera publicar avisos de reglamentación propuesta sobre varios reglamentos de gran impacto para los empleadores de cualquier tamaño. La propuesta de revisar los reglamentos de horas extra (proyectada para marzo de 2019) es el evento más anticipado, pero la agencia también espera publicar propuestas para esclarecer, actualizar y definir la tasa regular de pago. Todo esto podría fomentar cambios potenciales a nivel estatal.
10. El Consejo Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) definirá un estándar conjunto de empleadores a través de reglamentación. Los empleadores que utilicen agencias temporales podrían no tener que esperar mucho tiempo por una norma definitiva del NLRB para restaurar su estándar pre-Browning-Ferris, Inc. a fin de definir un estado conjunto de empleador en virtud de la Ley Nacional de Relaciones Laborales. La agencia publicó su reglamentación propuesta a principios de 2018. El NLRB ha modificado su postura oficial sobre el estándar conjunto para empleo en tres ocasiones en los últimos tres años.
Para ver una presentación de los 10 principales problemas reglamentarios de 2019, visite payx.me/regulatoryissues2019.
Estar al día con los reglamentos es un reto para los propietarios de empresas y los gerentes de recursos humanos de hoy en día. Con un equipo dedicado de expertos en cumplimiento, Paychex monitorea constantemente los cambios reglamentarios para ayudar a proporcionar a los clientes la información y los recursos que necesitan para tomar las mejores decisiones para su empresa. Para ver noticias y recursos reglamentarios actualizados de Paychex, visite www.paychex.com/worx.
Nota: La información aquí contenida no constituye asesoría fiscal ni legal. Estos asuntos son complejos y la aplicabilidad depende de circunstancias individuales. Las empresas deben consultar a asesores fiscales o legales antes de actuar sobre cualquiera de los puntos identificados anteriormente.
Acerca de Paychex
Paychex, Inc. (NASDAQ: PAYX) es un proveedor líder de soluciones integradas de administración de capital humano para servicios de nómina, beneficios, recursos humanos y seguros. Al combinar su innovadora tecnología de software como servicio y su plataforma móvil con un servicio personal dedicado, Paychex empodera a los propietarios de pequeñas y medianas empresas a enfocarse en el crecimiento y la administración de sus negocios. Respaldada por más de 45 años de experiencia en la industria, Paychex brinda servicio a más de 650.000 clientes de nómina al 31 de mayo de 2018, en más de 100 localidades en los Estados Unidos y Europa, y paga a uno de cada 12 empleados del sector privado estadounidense. Conozca más sobre Paychex visitando www.paychex.com, y manténgase conectado en Twitter y LinkedIn.